L’architecture comptable d’Hexalog2 est multi-sociétés, chacune des sociétés gérées faisant l’objet d’un dossier. Ces dossiers, sans limites de nombre, seront de type général (comptabilité générale) ou auxiliaire (comptabilité auxiliaire d’un dossier général). Le plan comptable dans les deux cas comptera jusqu’à six niveaux de comptes collectifs et sous comptes :
Chaque dossier, qu'il soit général ou auxiliaire, est géré indépendamment, notamment en ce qui concerne les exercices et périodes. A chaque dossier est attaché un compte collectif sur lequel sera établi une comptabilité complète.
La notion d’immeuble est traitée par l’application de manière analytique au niveau des écritures. Cela permet d’obtenir tous vos résultats comptables par immeuble sans avoir à bâtir une architecture démultipliée par le nombre d'immeubles.
La codification d’un compte est alphanumérique (jusqu’à 15 caractères). Pour les comptes de tiers, plusieurs stratégies de codification assistée et/ou incrémentée sont proposées.
Les écritures comptables d’Hexalog2 sont hiérarchisées selon quatre niveaux :
Outre les saisies automatiquement générées par les traitements de l’application, deux systèmes de saisies comptables sont proposées par Hexalog2 :
Outil fondamental du comptable pour l’enregistrement rapide des pièces, elle dispose de fonctions simples et efficaces telles que l’appel des liste de valeurs :
Une méthode plus rapide dédiée à toutes les saisies récurrentes. Un paramétrage par modèles de saisie vous permettra de générer à la demande les saisies complètes en quelques secondes. Sur l’exemple ci-dessous, un modèle de saisie « EDF » qui vous permettra de saisir vos factures une par une en n’ayant plus qu’à indiquer le dossier, l’immeuble et le montant.
Sans compter l’imputation des règlements (considérée comme un traitement extra-comptable et détaillée dans la fiche Gestion locative), Hexalog2 vous propose toutes les formes de pointages :
De nombreux traitements réaliseront (selon vos souhaits) le lettrage automatique des écritures qu’ils traitent. De même les systèmes d’annulation vous proposeront-ils de masquer (niveau supplémentaire de lettrage) les écritures annulées pour ne pas les faire figurer dans les documents externes. Un utilitaire simple vous permet également d’opérer vos lettrages manuellement tout en contrôlant leur validité (et notamment l’équilibre des opérations annulées).
Deux niveaux de rapprochement de vos écritures bancaires vous sont offerts par l’application. Un premier niveau vous permet de « pré-rapprocher » ces écritures pour ensuite faciliter le traitement final en vous proposant le rapprochement de ces écritures préparées :
Tous les états comptables fondamentaux sont disponibles dans Hexalog2, du simple extrait de compte au bilan complet. Pour chacun, un paramétrage complet vous permettra d’opérer différents filtres ou regroupements sur les écritures analysées.
Le plus courant des outils pour éditer simplement les mouvements d’un compte. Vous pourrez choisir le type d’écritures et ne pas tenir compte par exemple des écritures lettrées ou masquées.
Editez vos journaux ou votre journal général en choisissant de travailler sur un dossier ou de consolider l’ensemble, etc.
Outre la balance générale et le compte de résultat, une infinité d’états sera disponible en utilisant la bibliothèque de filtres de comptes. Il vous sera également proposé de consolider ces résultats sur différents dossiers simultanément.
Ce module à part entière vous permet d’éditer un bilan pour :
Vous créerez vos propres modèles de bilans et pourrez ainsi choisir le niveau de détail des éditions. Les éditions pourront être sauvegardées et donc rééditer.
Module spécifique des Administrateurs de Biens, il permet d'obtenir les maxima atteints par les comptes de mandants en distinguant les créditeurs et débiteurs. Ce module intègre aussi le calcul de la pointe de banque correspondante.
Un assistant spécifiquement dédié aux règlements des fournisseurs vous permet de gérer vos factures de leur réception à l’émission du paiement. Hexalog2 gère en standard les règlements automatisés type Virement / Prélèvement, mais aussi les lettres chèques. Pour ces dernières un assistant graphique vous permettra d’adapter vos éditions aux documents fournis par votre banque.
Les Clôtures annuelles permettent :
Hexalog2 vous offre aussi la possibilité d'effectuer des Clôtures périodiques à l'intérieur d'un même exercice. Ces clôtures ne délimitent plus alors des exercices mais des périodes sur les quelles les utilisateurs peuvent saisir.
Il s’agit d’un module de transfert des écritures qui vous permet d’alimenter n’importe quel autre logiciel comptable possédant un module d’import. Certains de nos clients institutionnels l’utilisent pour déverser leur comptabilité vers des systèmes tels qu’Oracle-Application qui gèrent la comptabilité générale de leur groupe.
Son paramétrage avancé vous offre le niveau de détail qui convient à un traitement aussi stratégique :
