Les résidences étudiantes s’inscrivent dans la logique de la gestion immobilière « classique » au niveau juridique. Pourtant de très nombreuses spécificités techniques imposent un traitement particulier en termes de planning, d’équipements, de services ou encore d’allocations. Par ses assistants de traitement de masse pour les entrées/sorties et par sa gestion des systèmes d’aides au logement (ALS, APL, Locapass, EGID…), Hexalog2 est le logiciel de gestion comptable immobilière idéalement adapté à ce métier. Son architecture entièrement comptable appréciée pour sa solidité s’applique en effet à ce corps de métier pour lui offrir sa fiabilité tout en lui garantissant la souplesse et la facilité d’utilisation d’un logiciel de gestion.
Conçu notamment pour des parcs immobiliers de grande dimension, il permet par exemple à un groupe gérant à la fois des résidences hôtelières, des résidences étudiantes ou même des baux classiques de traiter l’ensemble de son parc au sein d’un système entièrement intégré. Hexalog2 est ainsi le seul logiciel conçu pour gérer conjointement du patrimoine, des mandats de gestion et les contrats de locations pour sous-location souvent utilisés par les gestionnaires de résidences étudiantes.
L’architecture comptable d’Hexalog2 est multi-sociétés, chacune des sociétés gérées faisant l’objet d’un dossier. Ces dossiers, sans limite de nombre, sont de type général (comptabilité générale) ou auxiliaire (comptabilité auxiliaire d’un dossier général). Le plan comptable dans les deux cas comptera jusqu’à six niveaux de comptes collectifs et sous comptes :
Comme pour tous les cas de figure, dans le cas de la location pour sous-location (votre société loue un logement à un propriétaire privé pour le sous-louer à un étudiant), les traitements sont effectués automatiquement du côté du propriétaire et du côté du résident de même que les mouvements bancaires.
Pour plus de détails sur l’architecture, les données, traitements et documents, voir fiche Comptabilité.
Le logiciel Hexalog2 permet bien sûr de traiter de manière groupée et automatisée l’ensemble des opérations courantes de gestion telles que le quittancement, l’encaissement, l’émission des prélèvements, la révision des loyers ou encore la régularisation des charges.
Mais Hexalog2 permet également de gérer en masse les échéances scolaires et universitaires qui correspondent pour les gérants de résidences à d’importants flux d’entrées/sorties. Des assistants entièrement paramétrables prennent en charge l’entrée et la sortie des résidents de manière individuelle ou groupée.
A l’entrée, l’ensemble des contrats et les comptes correspondants peuvent être créés, les dépôts de garantie affectés et éventuellement reversés, etc.
A la sortie, de la même manière, l’ensemble des courriers est édité, les traitements comptables et les éventuels mouvements bancaires sont générés automatiquement.
Plusieurs dispositifs d’aide au logement sont utilisés par les étudiants : ALS et APL pour le loyer, Locapass et EGID pour les Dépôts de Garantie. L’ensemble de ces dispositifs est pris en compte par Hexalog2 qui inclut également des assistants facilitant, par exemple, la saisie en masse des APL.
Comme on le voit encore une fois dans cet exemple, l’assistant de saisie des APL permet de traiter globalement une ou plusieurs résidences tout en permettant de distinguer le traitement des écritures comptables qui en découle en fonction du type de gestion (mandat de gestion, location pour sous-location et patrimoine).